Implantar um plano de redução de custos pode aumentar consideravelmente a rentabilidade de sua empresa, o que é essencial para sua sobrevivência num mercado competitivo como esse que vivemos atualmente.
Para que isso aconteça você precisará desenvolver um plano de ações bastante detalhado antes de partir para o ataque e trabalhar, principalmente, no alinhamento de toda sua equipe com esse desafio.
A ideia desse artigo é te auxiliar a organizar sua empresa na elaboração de um plano de redução de custos, se valendo de uma linguagem bastante simples e didática.
Vamos iniciar com algumas definições básicas:
O que é custo e qual é a diferença entre custo e despesa?
Custo são todos os gastos relacionados à produção de um determinado produto ou na execução de um serviço, tais como: matéria-prima, mão de obra, insumos de produção, embalagens, enfim tudo o que estiver diretamente associado à produção.
Despesas são os gastos relativos ao giro do negócio, como aluguel, água, luz, telefone, materiais de escritório, transporte de pessoal, uniformes, refeitório, entre outros.
Por que alguns custos/despesas são considerados fixos e outros variáveis?
Consideram-se como fixos todos os custos que não sofram variações com o volume produzido ou vendido, ou melhor, são despesas que acontecem de forma recorrente independente do desempenho da empresa.
Por outro lado, variáveis são aqueles custos/despesas que variam em função do desempenho da empresa, como por exemplo a matéria-prima que varia em função do volume de produção.
Agora que já reconhecemos esses conceitos básicos temos que por a “mão na massa” para conseguirmos visualizar cada um dos gastos da empresa de forma bastante organizada, pois isso servirá de base na elaboração do plano de redução de custos.
Por onde o plano de redução de custos deve começar?
Para elaborar um plano de redução de custos, precisamos definir qual será o período que aplicaremos a análise de gastos. Exemplo: utilizaremos todas as despesas dos últimos 3 meses como base para o desenvolvimento dos trabalhos.
Essa decisão é extremamente importante, pois quanto maior o período de análise, mais preciso será o resultado, mas, em contrapartida, maior será o volume de trabalho a ser desenvolvido. Como sugestão, inicie os trabalhos com toda movimentação financeira dos últimos 2 ou 3 meses.
Classificando todos os gastos da empresa
Agora temos que identificar e registrar cada movimento mediante alguns critérios previamente estabelecidos, tais como: gastos com aluguel, água, luz, telefone, IPTU, salários, propaganda, matéria-prima, embalagens, material de escritório, manutenção, etc.
Em seguida, todas as movimentações devem ser agrupadas de acordo com sua apropriação. Por exemplo, agrupar todos os gastos relativos ao escritório: aluguel, água, luz, telefone, IPTU; ou agrupar todos os gastos com pessoal: salários, vale-transporte, FGTS, etc.
Transformando um “bando de dados” num verdadeiro “banco de dados”
Nesse momento, nós já contamos com todos os gastos da empresa lançados em uma planilha, estando todos categorizados e organizados. Agora chegou o momento em que precisamos analisar tudo o que foi planilhado e identificar aqueles gastos que poderiam ter sido evitados e principalmente se podemos alterar algum processo visando a redução de custos.
Essa fase exige muito “sangue frio” e determinação, pois muitas decisões tomadas poderão afetar o equilíbrio da nossa equipe. Por exemplo: nossa empresa fornece água com gás e café expresso a todos os funcionários do escritório. Essa análise revelou que se essas despesas forem extintas e a empresa irá economizar cerca de R$ 2.000 mensais, mas como todos irão reagir a esse corte?
Enfim, são inúmeras as possibilidades de análise e de elaboração de um plano de redução de custos, porém tudo isso somente será conseguido se contarmos com um detalhamento de todos os gastos/despesas muito bem organizados.
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